อน.อนันต์ เหล่าธรรมทัศน์ ประธานคณะกรรมการฝึกอบรมมูลนิธิโรตารี(FVP) ภาค อธิบายถึงวิธีการทำงานในแผนงาน
The Future Vision Plan of The Rotary Foundation ในงานอบรมสัมมนาทีมงานภาค (District Team Training Seminar)
ในวันที่ 20-21 กพ. 2553 ที่ อ.แม่สอด จ.ตาก แก่คณะกรรมการภาคและผู้ช่วยผู้ว่าการภาคทุกท่าน บันทึกความเข้าใจของสโมสร
เอกสารฉบับนีเ้ป็นบันทึกความเข้าใจอย่างเป็นทางการที่จัดทำโดยมูลนิธิโรตารีสากลสำหรับสโมสรที่เข้าร่วมใน
โครงการนำร่อง
วิสัยทัศน์ในอนาคต เป็นข้อตกลงระหว่างสโมสรและภาคซึ่งกำหนดมาตรการที่สโมสรจะดำเนิน
กิจกรรมทุนสนับสนุนระดับโลก
อย่างและจัดการกองทุนสนับสนุนระดับโลกของมูลนิธิโรตารีอย่างเหมาะสม โดยการลงนามในเอกสารฉบับนี้สโมสรยอมรับที่จะปฏิบัติตามข้อกำหนดทุกข้อของมูลนิธิโรตารี
ภาคแต่ละภาคอาจเป็นผู้ตัดสินใจว่าสโมสรซึ่งได้รับทุนสนับสนุนจากทุนสนับสนุนระดับภาคของมูลนิธิโรตารี จะต้องมีความรับผิดชอบในการปฏิบัติตามบันทึกความเข้าใจของสโมสรหรือไม่
1. เงื่อนไขของการมีคุณสมบัติ
2. หน้าที่รับผิดชอบของผู้นำสโมสรสำหรับการมีคุณสมบัติ
3. การจัดการด้านการเงิน
4. การเก็บรักษาเอกสาร
5. การรายงานการใช้ทุนสนับสนุน
6. วิธีการรายงานและการแก้ไขปัญหาการใช้ทุนสนับสนุนผิดประเภท
1. เงื่อนไขของการมีคุณสมบัติ
1.1 สโมสรโรตารีที่ผ่านการพิจารณาคุณสมบัติแล้ว จะได้รับสถานภาพนั้นเป็นเวลา 1 ปี
1.2 สโมสรโรตารีที่ยอมรับข้อตกลงนีแ้ละได้รับทุนสนับสนุนของมูลนิธิโรตารี แสดงว่าสโมสรโรตารีนั้น เข้าใจและ
ยืนยันว่าสโมสรจะรับผิดชอบในการใช้ทุนสนับสนุนในนามสโมสรไม่ว่าบุคคลหรือกลุ่มบุคคลก็ตามจะเป็นผู้
ควบคุมการเงิน
1.3 สโมสรโรตารีต้องเปิดเผยในเรื่องการมีผลประโยชน์ทับซ้อนที่อาจจะมี และต้องปฏิบัติตามนโยบายเกี่ยวกับ
ผลประโยชน์ทับซ้อนสำหรับผู้ที่มีส่วนร่วมในทุนสนับสนุนตามมาตรา 7.030 ของประมวลนโยบายของ
มูลนิธิโรตารี
1.4 สโมสรโรตารีต้องให้ความร่วมมือกับคณะตรวจสอบบัญชีของภาคและมูลนิธิโรตารีของโรตารีสากลในทุก ๆ ด้าน
2. ความรับผิดชอบของผู้นำของสโมสรสำหรับการมีคุณสมบัติ
2.1 สโมสรโรตารีจะต้องแต่งตั้งสมาชิกของสโมสรเพื่อจัดการเรื่องการมีคุณสมบัติของสโมสรและทำให้มั่นใจว่าจะ
ดำเนินมาตรการในการดูแลและจัดการทุนสนับสนุนของมูลนิธิโรตารีทุก ๆ ทุนอย่างเหมาะสม
2.2 สโมสรโรตารีต้องวางแผนการหาผู้สืบทอดสำหรับการโอนย้ายบันทึกต่าง ๆ ของทุนสนับสนุนเพื่อให้มั่นใจใน
การเก็บรักษาข้อมูลรวมถึงเอกสารต่าง ๆ
2.3 นายกสโมสรรับเลือกหรือผู้ได้รับการแต่งตั้งจากสโมสรต้องเข้าร่วมอบรมการจัดการทุนสนับสนุนและการมี
คุณสมบัติที่ภาคเป็นผู้จัด
3. การจัดการด้านการเงิน
3.1 สโมสรต้องมีบัญชีธนาคารซึ่งจะใช้สำหรับกองทุนสนับสนุนระดับโลกของมูลนิธิโรตารีเท่านั้นโดยต้องเป็นไปตาม
กฎหมายที่บังคับใช้ดังรายละเอียดต่อไปนี้
3.1.1 บัญชีธนาคารดังกล่าวควรเป็นบัญชีที่ไม่มีดอกเบี้ยหรือดอกเบี้ยต่ำ หากมีดอกเบี้ยต้องมีการบันทึกและ
นำไปใช้ในกิจกรรมของโครงการที่มีคุณสมบัติเหมาะสมและได้รับอนุมัติแล้ว หรือส่งคืนให้โรตารีสากล
หรือภาค
3.1.2 ต้องไม่นำเงินทุนสนับสนุนที่ได้รับฝากรวมกันไว้ในบัญชีเพื่อการลงทุน ซึ่งรวมไปถึงกองทุนรวม ใบรับฝาก
เงิน พันธบัตรและหุ้น
3.1.3 จะต้องมีโรแทเรียนอย่างน้อย 2 คนเป็นผู้ลงนามในเช็คและการถอนเงิน
3.2 สโมสรโรตารีต้องมีแผนการจัดการด้านการเงิน ซึ่งควรมีมาตรการดังนี้
3.2.1 ต้องมีระบบบัญชีตามมาตรฐาน ซึ่งรวมไปถึงบันทึกการรับและการจ่ายเงินทั้งหมด และเก็บรักษาใบเสร็จ
รับเงินที่ี่มีมูลค่าเท่ากับหรือมากกว่า US$ 75 (หรือจำนวนที่กฎหมายบังคับใช้)
3.2.2 การชำระค่าใช้จ่ายจากเงินทุนสนับสนุน ต้องชำระโดยตรงให้กับโรแทเรียน ผู้ขายหรือผู้ได้รับผลประโยชน์
ตามที่ได้รับอนุมัติในใบสมัครขอรับทุน ส่วนเงินทุนสนับสนุนที่ยังไม่ได้ใช้จ่ายในทันที ต้องเก็บไว้ในบัญชี
โครงการตามที่กำหนดไม่สามารถนำไปใช้จ่ายในเรื่องอื่น ๆ ได้ นอกจากการชำระค่าใช้จ่ายในกิจกรรม
ของโครงการโดยตรงหรือส่งคืนให้ภาคหรือมูลนิธิโรตารีเท่านั้น
3.2.3 ต้องทำบัญชีการเงินรายรับ – รายจ่าย ระบุถึงดอกเบี้ยและการรับเงินคืน (ถ้ามี)
3.2.4 ต้องทำบัญชีแยกประเภทเป็นหมวดหมู่ แยกตามโครงการแต่ละโครงการ
3.2.5 ต้องมีระบบบัญชีรายการสิ่งของเพื่อควบคุมอุปกรณ์และทรัพย์สินอื่นๆ ที่ซื้อด้วยเงินทุนสนับสนุน รวมถึง
สิ่งของที่ซื้อผลิตหรือแจกให้ในกิจกรรมที่ใช้เงินทุนสนับสนุน
3.2.6 ต้องจัดทำการกระทบยอดบัญชีธนาคารทุกเดือน
3.2.7 ต้องมีแผนรองรับการส่งมอบ การโอนบัญชีธนาคารในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงผู้นำ
3.2.8 กิจกรรมของโครงการที่รับทุนสนับสนุนรวมถึงการแลกเปลี่ยนเงิน ต้องอยู่ภายใต้กฎหมายท้องถิ่น
4. การเก็บรักษาเอกสาร
4.1 สโมสรโรตารีต้องมีระบบการเก็บรักษาเอกสารหรือห้องเก็บเอกสารของสโมสรเพื่อเก็บรักษาเอกสารต้นฉบับ
เป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปีหรือมากกว่านั้น ตามแต่กฎหมายระบุไว้ รวมทั้งเอกสารดังต่อไปนี้
4.1.1 เอกสารที่เกี่ยวกับการมีคุณสมบัติ
4.1.2 บันทึกและเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวกับนโยบายและวิธีปฏิบัติที่กำหนดในบันทึกความเข้าใจของสโมสร
4.1.3 เอกสารที่เกี่ยวกับทุนสนับสนุนรวมทั้งเอกสารต้นฉบับของทุนสนับสนุนทั้งหมดเอกสารการเสนอขอรับทุน
และ
ใบสมัครขอรับทุนข้อตกลงทุนสนับสนุน รายงานที่เสนอต่อมูลนิธิโรตารีของโรตารีสากลและภาค
ใบเสร็จรับเงินและใบแจ้งหนี้สำหรับการจัดซื้อที่ใช้เงินทุนสนับสนุน รวมถึงจดหมายที่เขียนเป็น
ลายลักษณ์อักษรและ
จดหมายอิเล็กทรอนิคส์
4.2 เอกสารต่าง ๆ ควรเก็บไว้ในสถานที่เปิดเผยซึ่งโรแทเรียนในสโมสรสะดวกในการใช้งาน และต้องจัดส่งให้กับ
มูลนิธิโรตารีของโรตารีสากลหรือภาคตามที่ได้รับการร้องขอหรือในกรณีที่มีการตรวจสอบบัญชี
5. การรายงานการใช้ทุนสนับสนุน
สโมสรต้องทำรายงานการใช้ทุนสนับสนุนตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในเงื่อนไขสำหรับทุนสนับสนุนระดับภาค และ
ระดับโลกของมูลนิธิโรตารี
6. วิธีการรายงานและการแก้ไขปัญหาการใช้ทุนสนับสนุนผิดประเภท
สโมสรต้องรายงานให้ภาคทราบถึงการใช้ทุนสนับสนุนผิดประเภทหรือความไม่ปกติต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้น ได้ใน
กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับทุนสนับสนุน
7. การยินยอมและข้อตกลง
ข้าพเจ้าซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบการบริหารกิจกรรมของทุนสนับสนุนของสโมสรโรตารี..........................................ขอ
รับรองว่าสโมสรจะยึดมั่นต่อข้อกำหนดต่างๆ ตามที่ระบุในบันทึกความเข้าใจและจะรายงานให้ภาค 3330 โรตารีสากล ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงใด ๆ รวมถึงการแก้ไขนโยบายและวิธีปฏิบัติงานของสโมสรในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับข้อ
กำหนดเหล่านี้
